Procedimiento conciliatorio en Colombia, Parte 2

Contenido:

1 Tarifas.
2 Designación del conciliador.  

1 Tarifas.

Dependiendo del operador de la conciliación que el solicitante escoja puede existir un cobro por el servicio de conciliación o puede ser gratis. La Ley 640 de 2001 en sus artículos 4 y 9 establece que el servicio se prestará de manera gratuita por los siguientes operadores:

• Centros de conciliación que pertenezcan a las entidades públicas.
• Centros de conciliación que pertenezcan a los consultorios jurídicos de las facultades de derecho de las universidades.
• Funcionarios públicos autorizados para conciliar.

De acuerdo con los mismos artículos, solamente están autorizados para cobrar por sus servicios los siguientes operadores:

• Centros de conciliación que pertenezcan a las personas jurídicas sin ánimo de lucro.
• Notarios.

Si revisamos la oferta de conciliación en Colombia, encontramos que son más los operadores que ofrecen sus servicios gratuitamente que los que pueden cobrar por sus servicios y muchas veces el imaginario de los ciudadanos es al contario, que la conciliación suele tener un costo, para ello se puede consultar el Sistema de Información de la Conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia.
El Decreto 4089 de 2007 establece el marco tarifario de los centros de conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro y los notarios. Como su nombre lo indica, el Gobierno Nacional reglamentó un marco de acción para los operadores que están autorizados por la ley para cobrar una tarifa, no establece tarifas en concreto, impone unos límites a las tarifas y menciona algunas reglas que regirán el marco tarifario.
Cuando las personas solicitan una conciliación, en muchos casos esta es la oportunidad para que los centros de conciliación o notarios cobren su tarifa, es decir, la tarifa se cobra al inicio de la conciliación cuando se solicita. El artículo 10 del Decreto 4089 de 2007 dice que las tarifas deberán ser cobradas al presentarse la solicitud.
Algo importante a tener en cuenta es que las tarifas que se cobran no están ligadas al resultado del procedimiento conciliatorio. El artículo 10 del Decreto 4089 de 2007 prohíbe que se hagan cobros diferentes por las conciliaciones dependiendo de su resultado, por ejemplo, cuando terminan en no conciliación, inasistencia, cuando el conflicto no es conciliable o se concilia. En el mismo sentido, lo que la persona solicitante paga por el trámite conciliatorio no es reembolsable, salvo que el centro de conciliación tenga establecida la devolución del dinero en su reglamento interno.
El solicitante o solicitantes son los que pagan por el servicio de la conciliación y la tarifa se liquidará teniendo en cuenta la cuantía de las peticiones dentro de los siguientes límites (Artículo 1 del Decreto 4089 de 2007).

Una vez liquidada la tarifa, el valor se distribuye de la siguiente manera: el SESENTA POR CIENTO (60%) corresponde al conciliador y el CUARENTA POR CIENTO (40%) corresponde al centro.

Hagamos un ejemplo: Valentina presenta una solicitud de conciliación cuya cuantía de sus peticiones suman un total de QUINCE MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($ 15.000.000.oo MLC – El promedio del cambio del peso colombiano a dólar americano el mes de abril de 2009 estuvo en $2.300 pesos por cada dólar, es decir, $15.000.000.oo son $ 6.521.oo dólares- ) la tarifa se liquida de la siguiente manera:

1. $ 15.000.000.oo MLC están ubicados en el cuarto rango en la tabla del Decreto 4089 de 2007 que inicia en $ 10.000.001.oo MLC y termina en $ 20.000.000.oo MLC.
2. En dicho rango, el valor indicado es 21 SMDLV, el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2009 en Colombia es de $ 497.000.oo MLC es decir, el salario mínimo diario legal vigente es de $ 16.566.oo MLC.
3. Si multiplicamos $ 16.566.oo MLC por 21 nos da un total de $ 347.886.oo MLC.
4. El valor liquidado lo dividimos así: $ 208.732.oo MLC (60%) para el conciliador y $ 139.154.oo MLC (40%) para el centro de conciliación.

A Valentina le corresponde pagar cuando presenta la solicitud de conciliación máximo $ 347.886.oo MLC por una conciliación en la cual ella pretende $ 15.000.000.oo MLC.

Como dijimos antes, el anterior valor es el límite que le pueden cobrar a Valentina por la conciliación, las tarifas de cada centro de conciliación de una persona jurídica sin ánimo de lucro se encuentran establecidas en sus reglamentos internos y deben estar aprobadas por el Ministerio del Interior y de Justicia y en el caso de los notarios, el valor máximo que pueden cobrar es el mismo que el de un conciliador de un centro de conciliación (Artículo 5 del Decreto 4089 de 2007), esto es, $ 208.732.oo MLC.  

Las tarifas de conciliación están divididas en dos conceptos: honorarios del conciliador y gastos del centro de conciliación. El primero se refiere al pago por los servicios profesionales y de administración de justicia que ofrece el conciliador para adelantar la conciliación y cumplir con todas las obligaciones que la ley y los reglamentos establecen. El segundo hace referencia al pago de todos los servicios que ofrecen los centros de conciliación, en especial, el alquiler de las instalaciones, apoyo técnico y logístico para adelantar la conciliación.

Las tarifas de conciliación se rigen por algunas reglas, veamos cada una de ellas:

• Existe una tarifa máxima para las conciliaciones con cuantía superior a $ 30.000.001.oo MLC de treinta salarios mínimos mensuales legales vigentes (30 SMMLV), en otras palabras, ninguna conciliación en Colombia puede tener una tarifa superior a esta por muy alta que sea la cuantía (Parágrafo Artículo 1 del Decreto 4089 de 2007).
• En los casos en que la parte solicitante en el procedimiento conciliatorio aumenta la cuantía de la petición mencionada en la solicitud, el conciliador o centro según el caso, podrán reliquidar la tarifa inicialmente cobrada y la parte deberá pagar la diferencia. Esto no opera si la parte reduce la cuantía de sus peticiones (Artículo 2 del Decreto 4089 de 2007).
• La tarifa para peticiones con cuantía indeterminada es de máximo 14 SMDLV. Si la solicitud se presentó como cuantía indeterminada y en el desarrollo de la conciliación se determinó, se liquida la tarifa como lo establece el Decreto 4089 de 2007 y se cobra a la parte solicitante el valor faltante (Artículo 3 del Decreto 4089 de 2007).
•  La tarifa de conciliación que se cobra incluye la realización de 3 sesiones de la audiencia de conciliación. Si las partes y el conciliador requieren realizar más sesiones, por cada una de ellas se cobrará un valor adicional que equivale al 20% sobre la tarifa inicialmente liquidada. Para el caso que analizamos, Valentina por la cuarta sesión de conciliación pagaría $ 69.557.oo MLC (20% de $ 347.886.oo MLC) y por la quinta sesión $ 83.448.oo MLC (20% de $417.443.oo MLC) que corresponde al 20% sobre la tarifa acumulada y así sucesivamente (.
• Las tarifas de conciliación reguladas por el Decreto 4089 de 2007 son de obligatorio cumplimiento por los centros de conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro y sus conciliadores, independientemente si realizan la conciliación en las instalaciones del centro o a prevención en sus oficinas particulares, de igual manera, es de obligatorio cumplimiento para los notarios del país (Artículo 5 del Decreto 4089 de 2007).
• Cuando los partes se ponen de acuerdo para presentar conjuntamente una solicitud de conciliación con peticiones y cuantías diferentes, se deben sumar todas las peticiones y liquidar la tarifa, el pago se realizará por cada parte en forma proporcional. Si la cuantía es indeterminada, las partes solicitantes pagarán por partes iguales la tarifa (Artículo 6 del Decreto 4089 de 2007).
• En los casos en los cuales la conciliación es realizada por los conciliadores a prevención en sus oficinas particulares, éstos solo pueden cobrar la tarifa que le corresponde como conciliadores, que es la misma de los notarios. Como lo conciliadores inscritos en centros deben solicitar el control o registro de los documentos y el archivo de los mismos a un centro de conciliación donde estén inscritos a su elección, el centro puede cobrar como máximo el 10% de un salario mínimo mensual legal vigente por dicho servicio (Artículo 9 del Decreto 4089 de 2007).
• Los servicios de conciliación están gravados con IVA, el cual lo paga el solicitante. El centro de conciliación está obligado a recaudarlo y el conciliador solamente si pertenece al régimen tributario que debe cobrar IVA (Concepto Tributario 00001 del 19 de junio de 2003 de la DIAN y Artículo 21 del Decreto 4089 de 2007). 

Por otra parte, el Decreto 4089 de 2007 reglamenta algunos aspectos de la gratuidad de los servicios de conciliación que prestan los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de la facultades de derecho, los centros de conciliación de las entidades públicas y los servidores públicos facultados para conciliar.

Los artículos 7, 8 y 22 del Decreto en mención ordena que los operadores de la conciliación gratuitos deben atender con prioridad ciertos grupos poblacionales como:

• Los interesados que residan en áreas definidas oficialmente como de estratos uno, dos y tres o en la zona rural, siempre que su capacidad económica no les permita acceder a los servicios de estos centros, conciliadores o notarios.
• Ser persona en condición de desplazamiento.
• Ser madre comunitaria activa.
• Pertenecer al SISBEN.
• Ser discapacitado, siempre y cuando su capacidad económica no le permita acceder a los operadores de la conciliación a los cuales se les autoriza una tarifa.
• Ser padre o madre cabeza de familia, siempre y cuando su capacidad económica no le permita acceder a los operadores de la conciliación a los cuales se les autoriza una tarifa.
• Ser adulto mayor, siempre y cuando su capacidad económica no le permita acceder a los operadores de la conciliación a los cuales se les autoriza una tarifa.
• Pertenecer a minorías étnicas, siempre y cuando su capacidad económica no le permita acceder a los operadores de la conciliación a los cuales se les autoriza una tarifa.

Para lo anterior, los centros de conciliación y funcionarios públicos conciliadores deberán estudiar las solicitudes de conciliación y definir la forma por la cual la persona solicitante demostrará la condición que le permite ser atendido con prelación.

En especial, los artículos 7 y 8 del mismo Decreto aclaran a los centros de conciliación de los consultorios jurídicos de las facultades de derecho, los centros de conciliación de las entidades públicas y servidores públicos conciliadores que no pueden trasladar ninguna carga que implique gastos de dinero a las partes en el procedimiento conciliatorio. La ley 640 de 2001 ordenó que el servicio es gratuito y dichos operadores no pueden obligar a las personas a hacer cosas que les implique dinero. Un ejemplo de esta situación es la petición que hacen algunos centros de conciliación a los solicitantes que recojan y entreguen la citación a la audiencia de conciliación a las partes convocadas. Esta es una obligación del conciliador (Artículo 8 de la Ley 640 de 2001) y no de la parte solicitante y viola el Decreto 4089 de 2007.

Otro aspecto importante de las tarifas en conciliación es la obligación que tienen los centros de conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro y los notarios de prestar un servicio social en conciliación. Dicho servicio se refiere a que semestralmente deben realizar como mínimo un 5% de trámites conciliatorios gratuitos basados en el número de casos que adelantaron el semestre inmediatamente anterior y en los cuales se cobró una tarifa. Para que las personas puedan ser favorecidas por este servicio gratuito deben cumplir dos condiciones: el conflicto debe ser un tema en el cual la ley exija la conciliación como requisito de procedibilidad y el solicitante debe pertenecer al grupo de personas que deben ser atendidos prioritariamente por los operadores de la conciliación gratuita a que se refiere el artículo 22 del Decreto 4089 de 2007, los cuales enunciamos anteriormente.
Un ejemplo de la función social es el siguiente: Un notario de Neiva realizó 100 trámites conciliatorios el segundo semestre de 2008 en los cuales cobró por sus servicios. El 5% de 100 es 5, por lo tanto, el notario de Neiva deberá realizar 5 trámites conciliatorios gratuitamente el primer semestre de 2009. Es importante tener en cuenta que dichos trámites deben ser requisito de procedibilidad (conflicto de alimentos) y los solicitantes deben pertenecer al cualquiera de los grupos de atención prioritaria de conciliación (ser desplazado). El notario de Neiva está obligado atender estos casos si se lo solicitan, no está obligado a conseguir y tramitar los casos.

2. Designación del conciliador. 

Una vez la parte interesada ha presentado la solicitud de conciliación ante el centro de conciliación y ha pagado la tarifa correspondiente, el centro de conciliación continúa el trámite conciliatorio.
Antes de continuar con la descripción del procedimiento conciliatorio, revisemos las formas que existen legalmente para nombrar a los conciliadores:

• Por mutuo acuerdo entre las partes. Las partes pueden acordar el nombramiento de un conciliador, ya sea que la solicitud haya sido presentada ante el centro de conciliación y se indique quién es el conciliador, o que se acuda ante un conciliador a prevención de mutuo acuerdo.
• A prevención. La parte interesada puede acudir ante un conciliador que está inscrito en un centro de conciliación, pero realiza el procedimiento y en especial las audiencias de conciliación en su oficina. En este caso, la parte citada puede aceptar o rechazar el conciliador seleccionado. 
• Por solicitud ante un funcionario público conciliador o notario. Cuando la solicitud de conciliación es presentada ante un funcionario público que está habilitado por la ley para conciliar, por ejemplo, un defensor de familia, o ante un notario, la designación del conciliador es directa. La parte citada puede aceptar o rechazar el nombramiento del conciliador.
• Por designación del centro de conciliación. Si la solicitud es presentada ante un centro de conciliación y no se indicó en la solicitud un conciliador de ese centro, el director procede a designar un conciliador de la lista oficial de conciliadores. La forma de designar los conciliadores en los centros está definida en el reglamento interno del mismo. Existen diferentes maneras de designar conciliadores: Por orden de la lista, por sorteo, por la materia del conflicto si el centro cuenta con diferentes listas de conciliadores especializados, entre otras. Es imperativo para los centros aplicar su reglamento interno y no nombrar subjetivamente a los conciliadores.

El presente procedimiento conciliatorio está orientado especialmente para los casos que se adelantan ante los centros de conciliación. Los conciliadores a prevención, servidores públicos y notarios conciliadores tienen algunas diferencias a las cuales haremos referencia tangencialmente.
Como dijimos antes, la solicitud de conciliación fue presentada a un centro de conciliación, el director del mismo procede a designar un conciliador debidamente inscrito en la lista. El director deberá dar aplicación a lo que establezca su reglamento para el caso. Para nuestro ejemplo, el director hizo un sorteo y aleatoriamente seleccionó un conciliador. El director envía una comunicación al conciliador donde le informa de su designación y le solicita acercarse al centro lo más pronto posible para entregarle los documentos que fueron radicados para su estudio y posterior decisión.
Algo que es muy frecuente en la práctica de los centros de conciliación es que el director o un funcionario del centro intervienen en esta etapa del procedimiento conciliatorio de diferentes formas:

• Algunos analizan el caso antes de ser radicado en el centro y le responden a la persona interesada si es conciliable o no el conflicto. Lo anterior se hace con el ánimo de evitar que se soliciten conciliaciones de temas que no se pueden conciliar.
• Otros revisan las solicitudes de conciliación después de ser radicadas y antes de nombrar el conciliador y definen si el asunto se puede conciliar o no y dan algunas instrucciones o recomendaciones jurídicas al conciliador de cómo proceder en estos casos.
• Algunos antes de nombrar al conciliador o nombrado este proceden a citar a las partes indicadas en la solicitud para acelerar el procedimiento conciliatorio y llaman al conciliador a presentarse a la audiencia. En este caso, el centro adelanta todo el procedimiento antes de la audiencia de conciliación. 

Las prácticas mencionadas anteriormente son contrarias a la Ley toda vez que el centro de conciliación no está autorizado legalmente para tomar decisiones que tengan implicaciones de administración de justicia, el administrador de justicia transitorio y habilitado por las partes es el conciliador. El centro tiene una naturaleza administrativa y no le está permitido tomar decisiones jurídicas. Así su intención sea ayudar al conciliador y las partes y evitar que se lleven a cabo conciliaciones que no son posibles, esta es una responsabilidad del conciliador y no del centro. Esto también incluye a los centros de conciliación de los consultorios jurídicos donde muchas veces el procedimiento es dirigido por el profesor asesor y no por el alumno conciliador.
Sobre los centros de conciliación que pertenecen a los consultorios jurídicos de las facultades de derecho, algunos no permiten que los estudiantes realicen las conciliaciones sino el director o asesor de área, algunas de las razones de esta decisión es que temen que se cometan errores por los alumnos y el centro y la universidad se vean en una situación delicada de responsabilidad. En mi criterio la labor de dichos centros, es formar a los futuros abogados como conciliadores y no como auxiliares de los conciliadores. Creo que el director o asesores podrían tener una labor de acompañamiento más cercana con el alumno, pero no sustituirlo o sustraerle de sus funciones.

                       

Harbey Peña Sandoval

Consultor en resolución de conflictos con 12 años de experiencia en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC); diseño, desarrollo y evaluación de proyectos relacionados con el acceso a la justicia y resolución de conflictos. Magíster en Análisis y Resolución de Conflictos de la Universidad de George Mason, Especialista en… MORE >